Dicen por ahí que la informática está para ayudar a gestionar los negocios.

Sin embargo, la realidad es que es complicado tener un sistema que realmente funcione.

Lo que se suponía que era una herramienta que nos iba a ayudar en nuestro trabajo, ahora es nuestro nuevo amo. Trabajamos como esclavos para él.

Los noticias de negocios en Internet nos hablan de las maravillas de las nuevas aplicaciones. Los proveedores técnológicos nos convencen de que no podemos vivir sin su software. Los colegas/competidores nos ponen los dientes largos con la cantidad de trabajo que se van a quitar de encima con el nuevo producto que están instalando.

Psst. Te cuento un secreto: tus colegas están igual. Aunque no te lo cuenten. Lo digo por experiencia.

Hace 30 años, en la edad de piedra informática, se estudiaba como funcionaba la empresa manualmente y luego se desarrollaba un aplicativo que automatizaba exactamente eso.

Para esa empresa en concreto.

Para ese proceso en concreto.

Para ese directivo en concreto.

Si cambiabas el directivo podías tirar el sistema.

¡En serio! El sistema encajaba como un guante, pero no era para nada flexible frente a los cambios.

Y no hablemos de lo que costaba desarrollar algo a medida (y cuesta).

Hoy, por suerte, ya no es así.

Hoy hay aplicaciones para todo. Hay aplicaciones para crear webs, para guardar la información de tus clientes, para facturar y contabilizar y todas esas cosas administrativas, aplicaciones de gestión de stock, de compras, de ventas, de pedidos, de lo que te dé la gana.

Y hay aplicaciones de ofimática para documentarlo todo, hojas de cálculo para inventarse presupuestos, powerpoints para los vendemotos, aplicaciones para gestionar las solicitudes de auxilio de tus clientes, para sacar informes preciosos con toda esa información, correos electrónicos y whatsapps para comunicar con todo el mundo, …

Podemos enviar automáticamente ofertas a nuestros clientes, lanzar pedidos a los proveedores, descargar los extractos bancarios, enviar la información mensual a la gestoría. Todo sin tener que ver a los clientes, proveedores, banqueros ni gestores.

Y, sin embargo, seguimos siendo tan ineficientes como cuando no existía nada de eso.

Quizá más.

Porque, en realidad, hemos pasado a ser los esclavos de todo ese software.

Nosotros y nuestro equipo ahora somos el pegamento que hace que todo eso funcione.

Sacamos información del Excel para cargarlo en la aplicación de Business Intelligence para sacar los informes consolidados que mostrar a los accionistas.

Tras cada visita de un cliente dedicamos 20 minutos a rellenar cuestionarios para que, si no estamos en la oficina cuando vuelva ese cliente, entonces otra persona le pueda atender.

Aunque todos sabemos que si quieres saber la realidad del cliente más vale levantar el teléfono y llamar a la persona que atiende normalmente.

Y quizá hemos reducido algo los papeles sobre la mesa.

Pero ahora tenemos docenas (por no decir centenares) de emails al día en nuestra bandeja de entrada.

Y no hablemos de lo que cuesta explicar como funciona todo cuando entra una nueva persona en el equipo.

Montar el «Sistema Informático» de una empresa es como construir un puzzle.

Tenemos piezas para todo. Pero es como un puzzle de piezas en blanco. A ver quien es el valiente que las encaja.

La parte difícil es encontrar el conjunto de piezas que resuelven las necesidades.

Y, muy especialmente, saber cómo hacer que encajen entre sí.

En realidad tú no necesitas aprender a montar el puzzle.

Tó lo que necesitas el puzzle montado.

¿Sabes qué?

Para muchas empresas y emprendedores el problema no es si se equivocan o no al tomar decisiones sobre las aplicaciones que tienen que utilizar.

El problema principal es que tardan demasiado en tomar esas decisiones.

Porque esas decisiones son complicadas.

Hay demasiadas alternativas.

Cada semana aparecen nuevas opciones.

Hay tirar demasiado tiempo y dinero en probar aplicaciones para ver si pueden servir o no.

Así que, con frecuencia, se quedan bloqueados intentando tomar la decisión de qué aplicación les conviene implantar. O de sí necesitan desarrollar o no.

Porque si se equivocan van a perder mucho tiempo o dinero o ambas cosas.

Así que mientras dan vueltas y vueltas y vueltas a estos temas para tomar la mejor decisión pasan semanas, meses, años.

Y cuando finalmente deciden lo que tienen que hacer y lo implantan, de pronto descubren que han perdido eones de tiempo y toneladas de dinero por no hacer realizado ese cambio antes.

Cuanto antes tomes esas decisiones, antes verás los resultados.

Te propongo compartir contigo algunas de mis experiencias ayudando a empresas y emprendedores para tomar esas decisiones.

En los próximos días te contaré:

• Como una nueva empresa pudo crear rápida y automáticamente contenido interesante sin tener que contratar un ejército de personas para rellenar datos y esperar meses y meses a tener una web atractiva para su audiencia.
• Cómo liberar el valioso y costoso tiempo de las personas clave de un departamento de IT para poder centrarse en los proyectos críticos y sin dejar de dar servicio al resto de la empresa.
• Como eliminar papeleo y tareas manuales sin invertir en un software complejo, caro y complicado.
• Finalmente, te explico como una empresa de venta online, preocupada porque no conseguía visitas a su web, descubrió que no cualquier tecnología sirve para cualquier propósito… por mucho que digan sus «expertos» desarrolladores.

Y lo mejor de todo

• Cuál es la regla que permite despreocuparse del desarrollo de la web y centrarse en buscar usuarios e inversores para un negocio.

Y, si te sigue interesando, te iré contando lecciones que aprendo de mis clientes y sus proyectos que, quizás, te puedan ser útiles algún día.

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