Si estás bloqueado porque el día a día ya te absorbe el 150% de tu tiempo, te cuento como puedes liberar ese valioso tiempo para seguir creciendo tu negocio.
Seguro que en tu negocio utilizas aplicaciones informáticas.
Antes de darte de alta en Hacienda, todo emprendedor ya tiene correo electrónico, WhatsApp, calendario online, gestión de contactos, …
Todo esto ya va incluido en el smartphone.
Alguna hoja de cálculo para registrar los números importantes.
Algún sistema para guardar notas, y compartirlas si hay un equipo.
Y, a partir de ahí, vas añadiendo piezas.
- Un CRM para gestionar tus clientes.
- Una web para que te encuentren online.
- Quizá un e-commerce si hay que vender online.
- O aplicaciones para tramitar ventas y compras.
- Carpetas de facturas que compartir con la gestoría.
- Carpetas ocultas con datos privados y sagrados para la gestión de recursos humanos.
- Sistemas de mailing para enviar boletines.
- Sistemas de reservas para tu casa vacacional o tus horas de coach.
- Y tantas y tantas otras.
Hoy en día, hay aplicaciones para (casi) todo.
Así que poco a poco, pieza a pieza, vas construyendo un sistema informático.
Que, supones, te va a simplificar la vida. Te va a reducir el trabajo y te va a facilitar captar más clientes, vender más y poder salir a tiempo del trabajo para ir a jugar al pádel con los amigos.
Hasta que un día entras a la oficina y ves montañas de papeles sobre todos los escritorios.
Abres el programa de correo y tienes centenares de emails por leer (y, supuestamente, contestar… algún día).
Ves que tus colaboradores tienen el escritorio del ordenador con centenares de iconos. Ni se te ocurra pensar en tener que buscar algún documento importante si ese colaborador está de vacaciones.
Y recibes una llamada de un nuevo cliente potencial que reclama el contrato para firmarlo. Y resulta que aún no se le ha enviado porque la persona que tiene que hacerlo está preparando la información para la declaración trimestral de impuestos y que aún tiene para tres días de trabajo para terminarlo.
Quizá ese sea el momento de tomar alguna decisión para arreglar todo esto
Entonces te puedes plantear varias preguntas:
¿Puedo permitirme contratar a alguien más para ayudar a arreglar todo esto?
O
¿Puedo buscar en internet otra aplicación que añadir al puzzle para eliminar alguna de las tareas manuales?
Realmente ninguna de estas soluciones es la ideal
A ver, no digo que no sirvan para arreglar el tema temporalmente.
Pero es muy, muy probable en unos meses vuelvas a estar en la misma situación.
¿Hay alguna alternativa para todo esto?
Por supuesto, sí la hay.
Diseñar un «sistema informático» a base de contratar aplicaciones sueltas a medida que surge una necesidad es como contratar nuevas personas sin una estrategia
Costará introducir las nuevas piezas dentro del equipo.
Probablemente, generará conflictos tanto con las otras piezas como con las personas que deberán utilizarlas.
Y, si no encajan bien, acabarán generando más trabajo del que realmente resuelven.
Diseñar correctamente el «sistema informático» es seleccionar las aplicaciones correctas que realmente necesitas y que encajan con tu forma de trabajo (y tu presupuesto)
Y asegurarte de que esas aplicaciones pueden encajar con el resto de las que ya tienes.
A ser posible evitando las tareas manuales.
¿Necesitas ayuda para diseñar tu sistema informático?
Diseñar el sistema correcto no es un proceso sencillo.
- Requiere conocer las posibilidades de las distintas tecnologías.
- Requiere estar al día de las nuevas aplicaciones que van surgiendo que ofrecen nuevas posibilidades.
- Requiere saber cómo conectar de forma automática aplicaciones creadas por distintos proveedores.
- Requiere saber cuándo hay que hacer un desarrollo a medida.
- Requiere cuestionarte algunos procedimientos manuales que quizá no sean necesarios o se puedan hacer de otra forma.
- Requiere tener en cuenta aspectos legales (con esas leyes de protección de datos que cambian cada mes) y de seguridad (no querrás que los ciberdelincuentes accedan a los datos de tus clientes).
- Requiere valorar correctamente el coste de licencias, tanto el actual como para cuando el negocio crezca.
En esos y otros aspectos puedo ayudarte a tomar la mejor decisión para tu negocio. La que te evitará riesgos, trabajos manuales y costes innecesarios.
Así que esta es mi propuesta
Analizo tu negocio, tu forma de trabajar, tu equipo y tu software actual y te detallo el sistema de aplicaciones que realmente necesitas para ser productivo y cómo llegar a ponerlo en funcionamiento de la forma más rápida y efectiva.
¿Y cómo funciona esto?
Para diseñar trabajaré contigo y tu equipo en tres fases:
Fase 1: Auditoría
Analizo tu sistema actual, tanto las tareas manuales como las que ya tienes automatizadas y también las restricciones por temas legales, de presupuesto, de seguridad y otras prioridades que puedas tener para generar un informe de los puntos de mejora.
Fase 2: Arquitectura
Propongo el sistema futuro ideal dentro de las restricciones detectadas que maximiza la productividad del negocio con un coste razonable y con tecnología fiable.
Fase 3: Mapa de ruta
Detallo las iniciativas o subproyectos a realizar para llegar al sistema ideal, priorizando las de mayor impacto en la productividad y menor coste de implementación.
¿Con esto tendré el sistema finalizado?
No. Con esto tendrás una guía para saber hacia donde ir y en qué orden hacer las cosas.
Cada una de esas iniciativas las podrás ejecutar en el orden sugerido, quizá por tu cuenta o quizá utilizando el apoyo de especialistas.
Algunas de las iniciativas pueden ser sencillas. Puede que solo sea necesario cambiar la forma de hacer algunas cosas con las herramientas que ya dispones.
Si necesitas ayuda en alguna de las fases tendrás la información necesaria para poder encargar el trabajo a quien quieras. Si en alguna de las iniciativas puedo ayudarte te lo indicaré. Mi ayuda podría ser desde ejecutar alguna de las tareas (implantar una aplicación o desarrollar alguno de los puntos) o ponerte en contacto con un especialista fiable si no tienes ya alguno. En algunos casos, incluso coordinar con tus proveedores o equipos de desarrollo para que construyan lo que tu negocio realmente necesita.
Con esta información te evitarás el tener que tomar decisiones complejas y, además, podrás ir a los especialistas específicos sin peligro de que te vendan lo que no necesitas.
¿Qué dedicación voy a necesitar considerar como cliente?
- Una persona de contacto que coordine la recopilación de información necesaria, incluyendo reuniones con las personas que realizan las tareas a estudiar.
- Acceso a información de la plataforma actual que puede incluir, por ejemplo, procesos, volúmenes, licencias, servicios y contratos.
- Información sobre las necesidades de crecimiento a corto y medio plazo.
- Aprobación formal de los distintos entregables en cada una de las dos grandes fases en un plazo no superior a una semana desde su presentación.
NOTA: Toda la información intercambiada bajo este contrato, incluida la ya vista en la reunión previa, será tratada como confidencial por mi parte. Si lo consideráis necesario se puede firmar sin problema un Acuerdo de Confidencialidad.
¿Y cuánto cuesta?
Pues, como dice la canción: depende.
No tiene nada que ver diseñar el sistema para una pequeña startup que está comenzando que para una multinacional con 50 aplicaciones distintas ya instaladas. Por eso, antes de empezar, debemos tener una primera conversación para ver si realmente puedo ayudarte dada tu situación y para poder valorar el proyecto.
Esto no es un asesoramiento para todos. Es un asesoramiento para empresas que son conscientes de que necesitan funcionar como un reloj automático: de forma absolutamente fiable y sin tener que estar dándole cuerda todos los días como en el siglo pasado.
No es barato trabajar conmigo mano a mano, pero es muchísimo más barato que tirar tiempo y dinero en experimentar con las herramientas equivocadas.
Si quieres dar el siguiente paso hablemos.