Burocracia ¿sin sentido?

La verdad es que me falta información.

No puedo decir si el objetivo tiene sentido o no.

Estoy hablando de la aplicación de «Hospederías» donde se informa a la Guardia Civil de las entradas de viajeros.

Podría decirse que es un cúmulo de despropósitos.

Espero que nadie se ofenda.

Digamos que hay un cúmulo de oportunidades de mejora.

Estamos hablando de un país como España donde, en años sin coronavirus, se superan los 80 millones de turistas extranjeros al año. Súmale los desplazamientos nacionales, viajes de negocios y cualquier otra cosa que requiera pasar la noche fuera de tu casa.

Y lo digo yo que he estado más de 25 años trabajando en el mundo del turismo. He visto (e incluso he participado) como un negocio basado en la información ha pasado a ser totalmente digital. Como de tener que ir a una agencia o a un folleto de un tour operador para saber algo de cómo organizar un viaje se ha pasado a ir a la agencia con toda la información sólo para cerrar las reservas.

Si es que hacía falta ir a la agencia.

Otro día hablamos de esto.

Y luego coges el avión o el barco o el coche o el patinete.

Y cuando llegas al hotel, apartamento, camping o vivienda vacacional tienes que presentar tu pasaporte para que se informe a la Autoridad.

Nada que decir a los temas de seguridad. Absolutamente nada.

Me siento mucho más seguro sabiendo que alguien revisa esa información.

Aunque haya 24 horas de margen para enviar esa información y puede que el «malo» ya haya salido del establecimiento.

Aunque, en un sitio como Mallorca ya supongo y espero que hayan realizado estos controles al 99,999% de la población antes de subir al avión o al barco.

Y aunque sea bastante fácil equivocarse al copiar un número largo de DNI o pasaporte.

Y aunque los nombres de extranjeros tengan la mala costumbre de usar caracteres que no existen en nuestro vocabulario.

¿Eso era gramática? ¿léxico? No sé. Hace demasiados años de cuando estudiaba esas cosas.

Como decía, nada que decir a los temas de seguridad.

Aunque tengo mis dudas de que la mejora de seguridad compense el trabajo que genera.

Mucho que decir a los sistemas que hay tras todo esto.

Lo digo con conocimiento de causa: gestiono una casa que está en alquiler vacacional de mi familia. Así que estamos obligados a seguir estos procedimientos.

Punto Uno

Así que, tan pronto como conseguimos tener la licencia de alquiler vacacional, fuimos al cuartel de la Guardia Civil de la zona donde está la vivienda. Muy amablemente nos atiende un Guardia Civil que revisa la documentación (en realidad sólo se mira el formulario de alta, ¿quién se va a molestar en solicitar el alta si no tiene todo el resto de papeles en orden?) y lo registra en el sistema a través de su ordenador.

Aquí empieza lo divertido. El Guardia Civil nos quiere mostrar cómo funciona la aplicación. Así que saca su propio teléfono móvil e intenta acceder a la web.

Y la web falla.

Lo intenta un par de veces y sigue fallando.

Yo ya había revisado la aplicación y consultado los manuales así que más o menos lo tenía claro, pero siempre alegra la vida ver que hay gente que quiere ir un paso más allá de su obligación.

Entonces le pregunto «¿por qué usa su teléfono móvil personal en lugar del ordenador donde podríamos verlo mucho mejor?»

Y me responde que tienen el acceso restringido desde su ordenador sólo a ciertas aplicaciones oficiales.

Estamos hablando del 2019.

Recuerdo en la empresa turística en la que trabajaba intentamos hacer algo así hacia el año 2000. Cuando la gente no tenía móvil para navegar por internet ni línea de datos suficiente para ver vídeos de sitios picantes. Y en una empresa con 5000 empleados siempre hay personas que intentan abusar haciendo, digámoslo así, cosas que nada tienen que ver con su trabajo.

Así que a los pocos meses tiempo tuvimos que eliminar este control. Era inviable estar abriendo y cerrando los sitios que se podían acceder desde la empresa. Cuando alguien de recursos humanos necesitaba acceder a una web de información necesaria para su trabajo tenía que solicitarlo y esperar horas o días hasta que alguien le abría esa web. Lo mismo si era alguien de finanzas o de informática o de alguna oficina que tenía que verificar unos datos de un destino o de un hotel. Inviable totalmente. Así que se canceló el control.

En la Guardia Civil siguen existiendo esos controles.

Sin comentarios sobre lo que eso significa.

Deja de perder tu valioso tiempo y dinero investigando y probando herramientas y equipos para lanzar tu negocio en el mundo digital.

Cada vendedor te dirá que su herramienta es la única que resolverá tus problemas.

Cada desarrollador te dirá que lo que hacen los demás no funciona.

Y no puedes permitirte el lujo de probarlos todos.

Tu negocio no puede esperar a generar resultados.

Revisaré tu situación específica y te propondré la solución tecnológica más adecuada que se ajuste a tus necesidades y a tu presupuesto.

¡Hablar es gratis!

Y cuando tienen que probar, incluso un acceso a una de sus propias webs, tienen que usar su propio teléfono personal para saltarse ese control y poder dar correctamente el servicio que se espera de ellos.

Por cierto, la web fallaba porque estaba caída. Unas horas más tarde ya funcionaba perfectamente.

Pero eso no es todo. Hay más.

Punto Dos

Hace poco más de un mes llega un mail de la Guardia Civil. De esos que te pones firmes cuando ves el remitente. Casi tanto como los de Hacienda.

En el mail nos avisan que llevamos mucho tiempo sin registrar partes de viajero (cosas del COVID) y que teníamos que rellenar, firmar y enviar un documento para solicitar la baja temporal.

Y digo «nos avisan» porque va en copia a otros 73 hoteles y viviendas vacacionales de la zona. Sí, sí. Copia normal, visible. No copia oculta. Viva el Reglamento General de Protección de Datos.

Ahora ya tenemos un listado de todos los particulares interesados en montar un sindicato de viviendas vacacionales de la zona. ¡Gracias!

Evidentemente a los pocos minutos aquello es un festival de respuestas de todo tipo. Desde «yo presenté ese documento hace 8 meses» hasta «Adjunto el formulario cumplimentado» con todos los datos del remitente. Incluido su teléfono, el nombre de su padre y el de su madre.

Por suerte a los pocos minutos nos llega amablemente un recordatorio de que dejemos de responder a ese correo electrónico y enviemos las respuestas únicamente a una dirección de email específica.

Pero eso no es todo. Hay más.

Punto Tres

Hacía casi 2 años que no entraba en la aplicación.

En realidad es bastante sencilla. Te pide 9 datos de cada persona incluyendo nombre, apellidos, tipo y número de documento de identidad, sexo, fechas de nacimiento, de expiración del documento y de entrada al establecimiento.

No sé si me dejo nada.

Y cuando has dado uno de alta puedes dar de alta el siguiente.

Lo normal cuando entra un grupo o una familia es que todos entren el mismo día y sean del mismo país. Así que después de registrar la entrada de un alemán el día 28 te limpia los datos del pasajero, pero te mantiene Alemania y el día 28.

Pero cuando ya has rellenado los datos del segundo viajero y pulsas el botón de confirmar te dice que tienes que rellenar otra vez el país. En realidad tú estás viendo Alemania, pero no le gusta.

Así que tienes que ir al desplegable y cambiar Alemania por Albania y volver a poner Alemania.

Cuando pones el país borra el campo de tipo de documento y tienes que volver a seleccionar la opción de carnet de identidad o pasaporte.

Luego ya queda confirmado el nuevo pasajero.

En el primer examen de Formación Profesional te suspenderían si entregas la práctica con estos errores de usabilidad. Que por otra parte son muy sencillos de corregir.

La apariencia de la aplicación es de hace 20 años.

Por cierto, no la intentes utilizar desde un móvil. No sin lupa al menos.

La aplicación permite importar ficheros. Supongo que para los hoteles, que tienen software específico en la recepción, esos ficheros se deben generar automáticamente y quizá incluso subirlos al sistema.

Espero que sea así porque si hay que subir manualmente las entradas de cientos de millones de personas cada año usando esta aplicación estamos generando un trabajo bastante inútil para un montón de gente.

Imagino que revisar todo esto supone hacer un concurso público que debe costar lo suyo.

¿Podemos hacer algo con esto?

En conclusión, desconozco si esta información sirve o no para algo.

Supongamos que es útil y mejora nuestra seguridad de algún modo.

Y supongamos que motivos sanitarios (como el COVID-19) no aconsejan dejar de utilizar papeles, bolígrafos, firmas manuales ni tener que minimizar el tiempo de check-in en los hoteles donde aumenta el contacto entre clientes y personal.

Lo cierto es que hay muchas oportunidades de mejora para obtener y registrar esa información de forma rápida y fiable.

Podría ser suficiente fotografiar el documento de identidad y subirlo a un servidor central. De esta forma podríamos realizar el control de seguridad al momento, evitar errores de transcripción de datos, evitar miles de horas de trabajo de intermediarios, posibles problemas (y grandes multas como no lo hagas bien) por tener que archivar y custodiar esa información y riesgos sanitarios de ir tocando papeles.

No sé. Es lo primero que se me ocurre.

¿Cuánto se invierte al año en I+D en España?

¿Alguien se cuestiona si necesitamos esta burocracia en el siglo XXI?

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